基本格式规范
香港电子邮件格式遵循国际通用标准，必须包含以下要素：
- 发件人地址：需使用公司域名的专业邮箱（如name@company.hk）
- 收件人地址：多个地址用英文逗号分隔，避免使用中文标点
- 抄送规则：CC用于非主要收件人，BCC保护隐私时应优先使用
主题行书写要求
主题行应控制在50字符内，明确标注邮件性质：
- 商务邮件以【】标明类别（如【报价】【会议通知】）
- 避免使用”紧急”等主观词汇，可通过优先级标识符代替
- 包含日期信息时应使用YYYY-MM-DD格式
正文结构要素
正式邮件需包含三段式结构：
- 称谓：使用「尊敬的」+职位/姓名+「先生/女士」
- 正文：分点说明事项，每段不超过5行
- 结尾：包含联系方式及公司注册信息
附件处理规则
附件命名应遵循特定规范：
- Company_Proposal_20250309.pdf
- MeetingMinutes_ProjectX_v2.docx
单个附件不超过10MB，多个文件建议打包为ZIP格式
常见误区解析
- 错误1：混合使用简繁体（应统一为繁体中文）
- 错误2：正文使用非标准颜色（保持黑色系文字）
- 错误3：忽略GDPR条款声明（需包含隐私保护声明）
规范化的电子邮件格式能提升香港商务沟通的专业度，需特别注意中英混排时的格式统一性。建议企业制定内部邮件模板，并定期进行格式审查。
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