一、协作功能基础配置
阳光邮企业邮箱支持通过邮箱组功能实现团队协作，管理员需按以下步骤完成初始化设置：
- 登录管理后台创建部门组织架构，分配角色权限
- 设置公共邮箱组时需定义命名规则（如：team@company.com）
- 启用邮件归档功能并配置自动备份周期（建议≥20个工作日）
| 角色 | 权限范围 |
|---|---|
| 管理员 | 全功能配置 |
| 部门主管 | 成员管理+邮件审核 |
| 普通成员 | 基础收发功能 |
二、邮箱填写规范要求
根据企业通讯规范，邮件内容需遵守以下格式标准：
- 主题行须包含项目编号/类型标识（例：【PR2025】市场方案）
- 正文默认信纸必须包含：10号加粗姓名、职务、联系方式
- 附件单个文件不得超过服务商限制（建议压缩后≤50MB）
跨部门协作邮件需通过抄送直属上级机制实现流程留痕，严禁越级请示的特殊情况需在邮件正文注明原因。
三、客户端配置与同步
推荐按以下协议配置企业邮箱客户端：
- 选择IMAP协议确保多设备同步
- 设置发送服务器（SMTP）端口为465（SSL加密）
- 启用两周自动清理缓存机制
四、安全策略与权限管理
系统强制执行的安全规范包括：
- 90天密码强制更换策略
- 仅允许注册设备登录（需提前申报MAC地址）
- 敏感邮件自动添加水印标识
通过标准化配置流程与严格的内容规范，阳光邮企业邮箱可有效提升组织协同效率，同时满足企业级数据安全要求。建议每季度进行权限审计，及时清理闲置账户以优化系统资源。
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