一、文件共享与协作配置
阿里云邮箱支持通过共享链接实现跨团队文件协作，用户可选择指定文件生成有效期可控的访问链接。共享权限分为仅查看、可编辑两级，支持设置访问密码保障敏感数据安全。多终端同步功能确保PC端与移动端实时更新共享文件状态。
- 在云盘界面勾选目标文件
- 选择「生成共享链接」按钮
- 设置有效期与访问权限
二、存储空间优化策略
建议采用三级文件夹分类体系管理云端文件：主分类（如项目/客户）、子分类（按年份/类型）、临时存储区。启用智能清理功能自动归档6个月未访问文件至冷存储区，释放30%以上的活跃存储空间。容量监控面板可实时显示各类型文件占比，支持批量清理冗余附件。
- 推荐单个文件夹容量不超过5GB
- 定期清理重复版本文件
- 启用自动转存大附件功能
三、附件安全设置规范
所有外发附件强制启用SSL/TLS加密传输，支持对敏感文件添加水印保护。企业管理员可配置IP白名单限制，阻止非常用设备访问云端文件。病毒扫描引擎在文件上传时自动检测75种以上恶意代码类型，隔离高风险文件。
- 动态访问令牌（有效期15分钟）
- 异常登录实时告警
- 文件操作日志审计
通过标准化共享流程、智能存储策略与多层次安全防护的有机结合，可显著提升阿里云邮箱云空间的管理效率。建议每月执行存储空间审计，结合企业实际需求调整共享权限模板，确保在便捷协作与数据安全之间取得平衡。
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