邮件主题规范
邮件主题是收件人最先注意的元素，应遵循以下规范：
- 简明扼要：控制在50字符以内，如「2025年度预算审批
紧急」 - 避免模糊表述：禁用「重要通知」等泛化用语，需明确业务场景
- 特殊符号慎用：可使用星号(*)或叹号(!)强调优先级，但不超过2个
回复邮件时建议更新主题，避免「Re: Re:」的重复前缀，保持信息时效性。
正文结构解析
专业邮件的正文应包含四个核心模块：
- 称谓部分：根据关系使用「尊敬的」或「亲爱的」开头
- 引言说明：首段明确写作目的，如「就项目延期事宜与您确认」
- 主体内容：采用分点式结构，每段聚焦单一议题
- 结尾礼仪：以「顺祝商祺」等祝福语收尾，附联系方式
正文段落建议控制在3-5行，复杂事项可通过附件补充说明。
收件人信息规范
收件人字段包含三个层级，需注意权限管理：
| 字段 | 用途 | 可见性 |
|---|---|---|
| To | 主要责任人 | 全员可见 |
| Cc | 知会对象 | 全员可见 |
| Bcc | 隐私保护 | 不可见 |
群发邮件时建议使用Bcc避免地址泄露，跨部门协作优先使用Cc字段。
规范的邮件格式包含主题明确性、正文逻辑性、收件人准确性三大要素。通过标准化写作可提升40%的邮件处理效率，建议结合企业通讯录系统验证收件人信息，并定期更新邮件签名档。
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