一、存储空间不足的典型表现
企业邮箱存储空间告急时通常伴随以下现象：邮件发送失败提示容量超限、附件上传受阻、客户端同步异常等。建议通过服务商控制台查看各账户的邮件分布，重点监测附件占比超过40%的账户。
二、容量优化实施方案
在考虑扩容前，建议执行三级优化：
- 基础清理：删除垃圾邮件与过时通讯，设置自动归档规则（建议保留周期不超过3年）
- 附件管理：启用云附件功能替代本地存储，推荐阿里云OSS或腾讯COS服务
- 策略优化：限制单封邮件附件不超过10MB，启用ZIP压缩传输
三、主流扩容方案对比
| 方案类型 | 阿里云专业版 | 腾讯企业版 | 自建混合存储 |
|---|---|---|---|
| 基础容量 | 无限空间 | 1TB/账户 | 按需扩展 |
| 附件限制 | 4GB/封 | 2GB/封 | 自定义 |
阿里云方案适合中大型企业，支持多账户共享存储池；腾讯方案适合中小团队；自建方案需要专业IT团队支持。
四、长效管理策略
建议建立三级管理制度：
- 用户层：强制启用邮件生命周期策略，设置自动清理规则
- 管理员层：每月生成存储分析报告，标记异常账户
- 系统层：对接企业云盘实现附件自动转存
邮箱容量管理需采用”先优化后扩容”的阶梯策略，结合企业实际选择服务方案。建议优先实施邮件归档制度与云附件方案，当用户规模超过200人时考虑专业版扩容。
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