一、邮件备份功能概述
腾讯企业邮箱的邮件备份功能通过指定成员邮箱和设定规则，实现对企业重要邮件的自动化存档。该功能仅对设置后产生的新邮件生效，无法回溯备份历史邮件。管理员可通过成员账号或关键词两种方式建立备份规则，两种类型可组合使用但累计最多添加20条。
二、设置邮件备份规则
- 使用管理员账号登录企业邮箱后台，进入「增值服务」或「备份设置」模块
- 选择「添加备份规则」，指定接收备份的邮箱账号（支持VIP账户或公共邮箱）
- 设置备份范围：
- 选择成员账号：可指定特定员工收发邮件的备份
- 定义邮件类型：全部邮件/仅发送邮件/仅接收邮件
完成设置后，系统将在10分钟内激活新规则，备份邮件将自动存入指定邮箱的独立文件夹。
三、配置关键词备份规则
在创建备份规则时，可通过以下步骤设置关键词过滤：
- 在规则设置界面勾选「关键词匹配」选项
- 输入需要监测的关键词（支持添加多个关键词，建议控制在5个以内）
- 选择匹配范围：邮件主题或正文内容
当收发邮件包含任一设定关键词时，系统将自动触发备份操作。关键词规则可与成员账号规则叠加使用，例如指定「销售部成员+合同编号关键词」的组合备份。
四、备份规则管理建议
- 建议为每个部门设置独立备份邮箱，避免单个邮箱存储过载
- 定期清理超过6个月的备份邮件，可通过客户端工具下载本地存档
- 关键岗位人员应同时启用「成员备份」和「关键词备份」双重规则
- 收费版企业邮箱支持设置备份邮件分类存储文件夹
腾讯企业邮箱通过灵活的规则配置实现邮件自动化备份，建议企业结合部门架构和业务关键词建立分层备份体系。管理员需定期审查备份规则的有效性，并配合本地存储方案构建完整的数据保护机制。
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