一、注册前准备工作
- 准备企业有效证件（营业执照/组织机构代码证）电子版
- 注册或验证企业专属域名，建议使用”.com”或”.cn”后缀
- 确定邮箱管理员及审批责任人名单
域名注册建议通过工信部认证服务商完成，需确保域名所有权归属清晰。
二、企业邮箱创建流程
通过山西邮政指定服务商完成以下步骤：
- 访问服务商官网，选择「政府机构」专属通道
- 上传资质文件并填写《企业邮箱申请表》
- 配置MX/TXT解析记录完成域名验证
- 批量导入员工账号并设置初始密码
建议采用分部门命名规则（如name@部门.sxpost.cn）提升管理效率。
三、审批流程设置规范
通过管理员后台配置三级审批机制：
- 部门初审：由部门负责人审核邮箱开通申请
- IT复核：技术部门验证账号合规性
- 行政终审：归档申请材料并激活账号
建议设置7×24小时自动审批通道用于紧急账号开通。
四、使用注意事项
- 定期检查域名解析有效期，避免服务中断
- 强制启用SMTP/IMAP加密协议保障通信安全
- 每季度进行存储空间审计与账号清理
建议制定《企业邮箱使用规范》并纳入员工培训体系。
通过标准化流程设置，山西邮政可实现企业邮箱的高效创建与合规管理。建议结合OA系统实现审批流程自动化，同时建立应急预案应对突发性需求。
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