一、准备工作与工具配置
批量发送工资条前需完成以下准备：
- 整理员工工资数据表，需包含员工姓名、邮箱地址及工资明细字段
- 安装Office套件（Word/Excel）或WPS软件，并确认Outlook邮箱客户端已完成账户配置
- 制作工资条模板文档，建议使用Word/WPS文字处理软件创建标准化格式
二、邮件合并功能实现群发
通过邮件合并功能批量发送的具体步骤：
- 在Word/WPS中打开模板文档，选择「邮件」-「选择收件人」导入Excel数据源
- 使用「插入合并域」功能将工资字段映射到模板对应位置
- 通过「完成并合并」-「发送电子邮件」触发批量发送，系统自动调用Outlook执行任务
三、进阶插件与自动化方案
针对高频使用场景推荐效率工具：
- Excel/WPS专用插件：通过VSTO开发的专用插件可绕过Outlook依赖，直接调用SMTP协议发送
- VBA脚本方案：编写自动化脚本实现邮件格式自定义与发送记录追踪
- 云服务平台：部分企业采用SaaS化薪酬系统内置邮件推送功能
四、注意事项与常见问题
实施过程中需注意：
- 确保Excel数据源为xls格式，避免WPS兼容性问题
- 群发前进行小批量测试，验证邮箱地址准确性和格式显示效果
- 配置邮箱SMTP协议时需获取授权码替代传统密码验证
通过邮件合并功能可快速实现千人级工资条群发，平均处理时间缩短至10分钟内。对于技术基础薄弱的用户建议采用标准Office方案，而IT部门可选择开发定制插件提升长期效率。
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