关于统一使用企业邮箱的通知
一、命名规则与账号管理
企业邮箱账号命名采用「员工姓全拼+名字首字母」格式，例如：王雪华对应wangxh@company.com，用户名严禁随意改动。具体规范如下：
- 总部全员、分公司副经理级以上人员强制开通
- 特殊岗位（财务、营销、项目对接）需提交申请审批
- 离职人员账号需冻结并保留近3个月邮件记录
二、邮件格式规范要求
所有工作沟通须通过企业邮箱完成，邮件格式需符合以下标准：
- 标题规范：包含主体-事项-行动三要素，如「商务部2025年Q1预算表-请审批」
- 正文要求：使用五号宋体/黑体，分点陈述核心内容，需包含称呼语与结尾祝福
- 附件管理：单个文件不超过20MB，需在正文说明附件内容及版本号
| 姓名 | 邮箱地址 |
|---|---|
| 李小明 | lixm@company.com |
| 张建国 | zhangjg@company.com |
三、系统管理与权限分配
信息部负责邮箱系统运维，设置以下管理机制：
- 每日自动备份邮件数据，保留周期≥20个工作日
- 分级权限设置：普通员工仅可修改密码，部门主管可查看成员邮件状态
- 客户端强制设置5分钟自动收信，工作日9:00-18:00保持在线
本次规范实施后将通过信息化手段提升跨部门协作效率，各部门须在2025年3月31日前完成全员培训及系统切换。违规使用个人邮箱处理公务将纳入季度绩效考核。
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