申请流程规范
完整的公司邮箱申请流程应包含以下五个步骤：
- 需求确认：统计所需邮箱账号数量，明确存储空间需求和特殊功能要求（如邮件归档、安全加密等）
- 服务商选择：根据企业规模和预算，对比主流服务商（如腾讯企业邮、网易企业邮箱）的功能套餐
- 材料准备：包括营业执照电子版、法人身份证扫描件、域名证书等必备文件
- 在线注册：通过服务商官网填写企业信息，完成域名验证和管理员账号设置
- 账号分配：按部门创建初始邮箱账户，制定密码管理规范
模板范文示例
致：[服务商名称]邮箱服务部 主题：关于开通[公司名称]企业邮箱的申请 正文： 我司（统一社会信用代码：XXXXXX）因业务扩展需求，现申请开通贵司企业邮箱服务。具体需求如下： 1. 邮箱总数：50个（含管理账户3个） 2. 域名绑定：www.xxxx.com 3. 存储需求：10G/账户 4. 特殊功能：邮件归档、海外服务器支持 附件清单： ① 营业执照复印件 ② 域名注册证书 ③ 管理员身份证复印件 联系人：张某某 联系电话：138-XXXX-XXXX
建议在基础模板中添加部门分组说明和使用承诺条款
格式规范要求
正式申请书应包含以下要素：
- 标题格式：采用”关于+公司名称+申请事项”的三段式结构
- 正文结构：包含申请背景、具体需求、实施计划三个段落
- 附件要求：所有证明文件需加盖公章，扫描件分辨率不低于300dpi
- 签名区域：需包含申请日期、公司公章、经办人亲笔签名
注意事项
申请过程中需特别注意：
- 域名验证需提前完成MX记录配置，避免延误审核
- 管理员账户建议设置双重认证保障安全
- 员工账户应按部门建立分组管理规则
- 需与服务商明确数据备份策略和灾备方案
规范的邮箱申请书应完整呈现企业需求，同时符合服务商的技术要求。建议在正式提交前，由法务部门审核协议条款，IT部门验证技术可行性，行政部门统筹账户分配方案，形成完整的申请文档体系。
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