一、创建邮件监控规则
在企业邮箱管理后台中，管理员需通过以下步骤创建监控规则：
- 登录邮箱管理系统，进入【邮件监控】模块
- 点击【新建规则】按钮，命名监控策略
- 选择监控对象：支持按用户、部门或全组织设置
- 定义触发条件：包括邮件方向（收/发）、附件类型、收件人数等
| 条件类型 | 可选参数 |
|---|---|
| 邮件方向 | 发往本地、发往站外 |
| 附件类型 | 压缩文件、可执行文件 |
二、监控范围选择策略
合理的监控范围设置应包含以下要素：
- 部门级监控：适用于敏感部门（如财务、研发）的全员监控
- 关键词过滤：设置敏感词触发警报（如”机密”、”报价单”）
- 时段控制：限定工作时间外的异常邮件监控
三、接收邮箱配置方法
监控数据的接收配置需注意：
- 创建专用监控邮箱，避免使用个人账号
- 设置多重备份接收地址，防止数据丢失
- 配置自动归档规则，按日期分类存储
四、合规性建议
实施监控时须遵守：
- 提前公示监控政策并获得员工书面确认
- 限定监控数据访问权限（仅限高层管理人员）
- 定期删除超期监控数据（建议保留6-12个月）
企业邮箱监控需平衡安全管理与员工隐私，通过分级规则设置、精准范围选择和可靠接收配置，既能有效防范数据泄露风险，又能满足法律法规要求。建议每季度审计监控规则，根据业务变化及时优化配置参数。
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