企业邮箱容量超限解决方案：升级与清理策略全解析
一、清理邮件与附件释放空间
当企业邮箱容量接近上限时，优先建议清理以下三类内容：
- 删除垃圾邮件和广告邮件，这类内容常占整体容量的20%-30%
- 清理已发送文件夹中的历史附件，建议保留周期不超过6个月
- 定期清空已删除文件夹，该文件夹仍占用存储空间
通过网页端邮箱的容量统计功能，可直观查看各文件夹占用比例，优先清理大体积附件邮件。
二、利用云存储转移大文件
对于需要长期保存的邮件附件，推荐采用云存储方案：
- 将超过50MB的附件转存至企业云盘（如WorkDrive、Google Drive）
- 配置邮件客户端的自动归档规则（如Outlook的本地存储功能）
- 建立季度性邮件归档机制，保留索引删除附件
| 方案 | 容量 | 安全性 |
|---|---|---|
| 本地备份 | 无限 | 中 |
| 企业云盘 | 1TB起 | 高 |
三、升级专业版邮箱容量
当企业存在以下需求时建议升级：
- 员工人均月收发邮件量超过500封
- 需保留3年以上历史邮件
- 要求邮件审计等高级功能
主流服务商的专业版提供无限容量，支持按需购买（如Zoho高级版200元/人/年），相比基础版具有邮件恢复、分级存储等优势。
建议企业采用阶梯式处理策略：优先执行邮件清理（释放30%-50%空间），其次配置云存储方案，最终根据业务发展需求升级专业版邮箱。定期维护配合自动化归档工具，可有效避免容量超限问题。
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