企业邮箱存储空间不足如何彻底清理与扩容？

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一、存储空间不足的清理策略

当企业邮箱容量告急时，可采取三级清理策略：优先删除过期邮件（如已处理的工单、广告邮件），利用客户端规则设置自动清理1年以上的历史邮件。其次定期清理垃圾箱、已发送文件夹，建议每月执行一次批量删除操作。对于含有历史价值的邮件，建议导出为.eml格式保存至本地，释放在线存储空间。

附件是占用存储的主要因素，可通过格式转换和存储策略优化降低空间消耗。将图片附件转换为WebP格式可减少30%-50%体积，文档类建议优先使用PDF/A格式替代原始DOCX文件。对于超过10MB的附件，推荐上传至企业云盘后通过链接分享。

建立分级存储体系可有效缓解容量压力：将超过12个月的邮件自动同步至企业私有云，通过API接口实现网页端历史邮件检索。重要附件建议采用混合存储模式，近期文件保留在邮箱服务器，历史数据归档至OSS对象存储。

存储架构示例

当清理优化仍无法满足需求时，建议分阶段实施扩容：优先联系服务商升级存储套餐（如腾讯企业邮箱支持无缝扩容）；中长期可考虑迁移至支持弹性扩展的云邮箱系统，阿里云企业邮箱支持按需购买存储资源。

企业邮箱存储管理需建立常态化机制，通过智能清理（20%）、附件优化（30%）、云存储整合（30%）和系统扩容（20%）的组合策略实现高效管理。建议每季度进行存储健康度评估，结合自动化工具实现容量预警。

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