一、企业邮箱基础规范
企业邮箱作为日常办公核心工具，所有用户需遵循“工作专用”原则，禁止用于私人事务或传播违法信息。系统要求用户定期清理冗余邮件，重要文件应加密保存并同步至企业云盘，确保存储空间利用率不低于80%。
二、申请与权限管理流程
正式员工通过OA系统提交《邮箱开通申请表》，经部门主管审批后由IT部门3个工作日内完成配置。特殊权限申请需额外说明业务场景，审批记录存档备查。
- 实习生需提供导师担保函
- 外包人员邮箱有效期不超过项目周期
- 离职人员账号冻结时效≤24小时
三、安全管理制度
实行三级密码防护体系：基础密码60天强制更换，敏感操作需动态令牌验证，高管账号启用生物识别。监控系统实时扫描异常行为，包括但不限于：
- 单日发送量超过200封
- 境外IP非工作时间登录
- 含特定关键词附件传输
四、格式填写标准
用户名@企业域名（例：zhangsan@company.com）
用户名采用「姓名全拼+部门编码」规则，禁止使用特殊符号。对外业务邮箱需在签名栏注明职务、分机号及反垃圾邮件声明。
完善的企业邮箱管理体系需结合技术防控与制度约束，通过规范申请流程、强化安全策略、统一格式标准的三维管控，可降低90%以上的信息泄露风险。
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