一、初始化邮箱设置
在阿里云控制台完成企业邮箱注册后，首先需要设置域名解析：登录阿里云域名控制台添加MX记录，指向官方提供的服务器地址，并验证TXT记录。管理员账户需设置强密码策略（包含大小写字母、数字及特殊符号），建议启用二次登录验证。
- 创建员工账号（格式：姓名@企业域名）
- 配置多语言支持与时区
- 设置邮件自动分类规则
二、邮件模板规范
通过阿里邮箱后台创建标准化模板，建议按场景分类：
- 客户沟通模板（包含企业LOGO与咨询入口）
- 会议通知模板（固定时间格式与参会链接）
- 工作汇报模板（分级标题与项目编号）
正文建议使用宋体/微软雅黑，字号14-16px，段落间距1.5倍行距。重要内容使用加粗标识，禁用彩色字体。
三、签名格式优化
管理员需统一配置签名模板，包含：
- 企业全称与部门信息
- 联系方式（电话/地址/官网）
- 社交媒体二维码（宽度不超过120px）
建议在签名下方添加法律声明，如「本邮件及附件可能包含保密信息，未经授权禁止转发」。
四、安全设置要点
免费版企业邮箱需特别关注：
- 设置登录IP白名单限制
- 开启异常登录提醒功能
- 配置附件自动加密（ZIP格式）
五、附件管理规范
建议单个邮件附件不超过20MB，重要文件采用云盘链接替代直传。技术文档建议转换为PDF格式，图纸类文件使用JPG压缩格式。
通过标准化模板配置、统一签名规范和安全策略设置，可有效提升阿里云免费企业邮箱的专业形象。建议每月检查域名解析状态，每季度更新邮件模板以适应业务变化。
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