一、排查邮箱空间占用情况
通过邮箱网页端查看存储分析仪表盘，定位主要空间占用源：
- 使用「附件大小排序」功能识别大体积邮件
- 检查垃圾邮件/已删除文件夹的未清空数据
- 统计重复邮件和过期通知类邮件的占比
二、实施邮箱清理四步法
- 优先清理垃圾邮件：删除超过30天的垃圾邮件和广告邮件
- 筛选大体积附件：使用「has:attachment size:>5M」搜索条件定位大文件
- 归档历史邮件：通过邮件客户端的导出功能将旧邮件备份至本地
- 云端附件迁移：将附件转存至阿里云盘并替换为分享链接
三、设置自动管理规则
创建邮箱过滤器实现自动化管理：
- 设置30天自动清理垃圾邮件规则
- 对订阅邮件添加「30天后自动归档」标签
- 启用附件自动转存功能（需配合云存储API）
四、升级扩容方案
当常规清理无法满足需求时，可考虑：
- 登录万网控制台申请企业版邮箱扩容
- 购买独立附件存储包（支持TB级扩展）
- 启用分布式邮件归档系统（适合集团用户）
建议采用「定期清理+自动归档+云端扩展」的组合策略，在控制成本的同时实现邮箱空间的动态平衡。对于企业用户，建议每季度进行存储审计，并建立邮件生命周期管理规范。
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