一、快速清理冗余邮件
针对邮箱存储空间不足问题，建议优先执行以下清理操作：
- 批量删除过期邮件：按时间筛选超过1年的历史邮件，删除已处理完毕的非重要邮件
- 清空垃圾箱与广告邮件：定期清理系统自动过滤的垃圾邮件文件夹，建议每周执行1次
- 归档重要文件：使用本地存储或云盘备份含附件的历史邮件，释放邮箱空间
二、智能扩容升级方案
当基础清理无法满足存储需求时，可考虑以下扩容策略：
- 升级企业套餐：选择支持20GB+存储空间的付费版本，满足高频文件传输需求
- 启用自动归档规则：设置6个月未读邮件自动转存至归档区
- 申请临时空间：联系官方客服获取短期存储扩容支持
三、大附件与存储管理技巧
针对附件导致的存储问题，推荐采用以下管理方法：
- 压缩超限文件：使用WinRAR等工具将附件体积压缩至原大小30%以下
- 云链接替代传输：对100MB以上文件改用网盘分享，保留7天有效期的下载链接
- 设置附件提醒：启用邮箱系统自带的超大附件预警功能
四、系统化优化建议
建立长效管理机制可从三个维度实施：
- 技术层面：开启反垃圾邮件过滤系统，降低无效邮件占比
- 行为层面：制定员工邮件管理规范，要求每周清理收件箱
- 系统层面：配置自动清理脚本，定期删除特定类型的过期邮件
通过分级存储策略（即时清理→智能扩容→系统优化）的组合应用，可有效解决万网邮箱90%以上的空间不足问题。建议企业结合使用频率设置季度清理周期，并优先采用云存储+本地归档的双重备份方案。
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