一、基础清理策略
优先清理冗余邮件是释放邮箱空间最直接的方式。建议每日删除广告邮件、已处理的临时通知邮件，并定期清空垃圾箱和草稿箱。对于已读但需保留的邮件，可使用归档功能迁移至本地文件夹或专用存储分区，避免占用在线空间。
关键操作步骤：
- 筛选收件箱中超过6个月未读的邮件批量删除
- 设置自动归档规则（如按年份分类）
- 每周清空一次回收站与垃圾邮件文件夹
二、附件管理技巧
大文件附件是空间占用的主要因素，建议下载后立即删除原邮件。对于高频传输场景，可采用以下替代方案：
- 使用WinRAR等工具压缩文件再发送
- 通过阿里云盘、腾讯微云生成分享链接替代附件
- 设置邮件系统自动拒绝超过10MB的附件
三、存储扩容方案
当常规清理无法满足需求时，可考虑升级存储容量。腾讯企业邮箱等主流服务商提供弹性扩容服务，支持按需购买存储包。同步建议将历史邮件迁移至企业云盘，建立分级存储体系。
| 方式 | 优势 | 适用场景 |
|---|---|---|
| 服务商扩容 | 即时生效 | 短期紧急需求 |
| 云存储迁移 | 成本更低 | 长期归档管理 |
四、长期维护机制
建立邮件管理制度可预防空间不足问题复发，包括：制定附件大小规范、设置自动清理策略、培训员工使用云存储等。推荐每月生成存储分析报告，识别异常占用源。
通过分级清理、附件优化、智能扩容的三阶段策略，可系统化解决企业邮箱存储压力。建议结合自动化工具与管理制度，实现存储资源的高效利用。
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