一、必备核心单据
- 增值税专用发票：包含完整纳税人识别号、服务明细及金额，需加盖供应商发票专用章
- 续费合同/协议：载明服务期限、配置参数及续费条款的书面文件
- 银行付款回单：显示付款账号、金额、收款方信息的电子或纸质凭证
- 续费确认函：云服务商出具的续费成功通知邮件或系统截屏
二、可选补充单据
根据企业内控要求，建议补充以下辅助证明材料：
- 包含续费审批流程的付款申请单
- 服务器配置变更的工单记录
- 服务商提供的续费报价单
- 内部预算审批文件
三、单据整理规范
单据装订需遵循以下原则：
- 按时间顺序排列：报价单→合同→审批单→发票→付款凭证
- 电子文档需打印存档并标注来源系统
- 跨境支付需附外汇水单及完税证明
合同文件 → 审批单据 → 正本发票 → 银行回单 → 服务确认函
完整的续费凭证应形成从需求申请到服务确认的完整证据链，既要满足税法对发票管理的要求，也要符合企业内部控制规范。建议建立数字化归档系统实现电子单据与纸质凭证的双重备案。
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