一、创建共享文件夹
通过阿里云企业邮箱管理员账号登录控制台，导航至“文件管理”模块，选择需要共享的文件夹或新建专用协作目录。建议命名时包含部门或项目标识，例如“市场部_2025Q1策划案”。
操作步骤：
- 右键点击目标文件夹选择「共享」功能
- 输入团队成员邮箱地址或阿里云账号
- 生成带唯一识别码的共享链接
二、设置权限级别
阿里云提供三级权限管理体系，管理员可通过
标签包裹的表格进行可视化配置：
| 权限级别 | 操作范围 |
|---|---|
| 仅查看 | 禁止下载/编辑/删除 |
| 编辑者 | 支持在线修改文件 |
| 管理者 | 增删成员与权限配置 |
建议根据岗位职责分配权限，例如财务人员仅开放报表文件夹的查看权限。
三、团队协作流程
完成基础配置后，团队成员可通过以下步骤实现协作：
- 接收包含共享链接的系统邮件或通知消息
- 通过双重验证（邮箱+动态口令）访问文件夹
- 使用在线编辑器进行多人协同文档修改
- 查看版本历史记录恢复误删内容
四、安全与维护建议
为确保协作安全，需定期执行：
- 每月审查权限分配，移除离职人员访问权限
- 开启操作日志审计功能，跟踪文件修改记录
- 对敏感文件夹设置IP访问白名单
建议设置7天有效期的临时共享链接供外部合作伙伴使用。
通过阿里云邮箱的文件共享权限体系，企业可构建分级可控的协作环境。合理运用权限分配、版本控制和安全审计功能，既能提升跨部门协作效率，又能有效防范数据泄露风险。
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