在当今数字化办公时代，邮件是企业沟通的重要工具。但随着时间推移，邮箱中的数据不断累积，可能会导致邮箱容量不足的问题，影响员工的工作效率。
一、清理邮箱存储空间
1. 定期删除无用邮件
许多邮件可能已经没有保存价值，例如一些临时性通知、订阅信息、垃圾邮件等，及时删除这些无用邮件可以释放出大量空间。对于那些过时或者不再需要的文件和附件也应当及时进行清理。
2. 妥善处理大附件
大附件会占用较大的空间。如果邮件中包含大附件，可以将大附件上传到云盘等其他存储介质，并在邮件正文中提供下载链接；也可以使用压缩工具对大附件进行压缩，减小其大小；还可以考虑将大附件转为超大附件发送，通过这种方式来减少本地存储压力。
3. 设置自动归档规则
根据需求设置自动归档规则，将超过一定时间范围（如三个月、半年或一年）的邮件自动移动到指定文件夹中。这样既保证了重要历史记录能够被快速查找，又不会因为过多的历史邮件而占用当前工作区的空间。
二、增加邮箱存储空间
1. 升级企业邮箱套餐
联系服务商升级企业邮箱套餐，以获取更多的存储空间。不同级别的套餐会提供不同的服务内容和存储容量，选择适合公司规模和发展需求的套餐即可。
2. 使用云存储服务
借助可靠的第三方云存储平台，如百度网盘、阿里云盘、腾讯微云等。用户可以将重要的邮件及附件备份至云端，当需要查看时再从云盘中调取。这样做不仅能够节省本地磁盘空间，而且还能确保数据的安全性和可靠性。
3. 分享存储资源
与团队成员共享部分非敏感性的资料，避免重复存储同一份文件，从而达到节约整体存储空间的目的。还可以建立公共文件库，集中管理所有人的相关文档，方便统一管理和维护。
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