随着Toptop邮箱的使用时间增加，邮箱的存储空间会逐渐被占满。如果邮箱的容量不足，将导致新邮件无法正常接收，影响日常办公效率。我们有必要对邮箱进行定期清理和归档。
一、删除无用邮件
在Toptop邮箱中，我们可以定期检查收件箱中的邮件，对于那些已经处理完毕且无需保留的邮件可以直接删除；对于订阅邮件或广告邮件，可以取消订阅以减少不必要的邮件接收；对于已下载附件的邮件，可以删除邮件本身以释放存储空间。
二、设置自动规则
Toptop邮箱支持用户根据需要设置自动规则，如自动标记、自动转发、自动移动等。例如，可以创建一个“30天前”的过滤器，并将其设置为自动将符合条件的邮件移动到“归档”文件夹。还可以通过设置自动删除过期邮件的规则来进一步节省存储空间。
三、合理利用归档功能
对于一些重要的邮件，我们可以选择将其归档而不是直接删除。归档后的邮件不会占用收件箱的空间，但仍然可以在需要时轻松查找。具体操作是选中要归档的邮件，然后点击“归档”按钮即可。Toptop邮箱还提供了一种按主题或发件人批量归档的方式，可以帮助我们更高效地整理邮件。
四、压缩并导出重要邮件
当需要长期保存某些关键邮件时，可以选择先将它们压缩成ZIP格式的文件，再上传至云盘或其他外部存储设备上。这样既不会占用过多的本地存储资源，又能在日后需要查阅时随时下载查看。也可以定期将旧邮件导出为.eml格式文件存放在其他地方备份。
五、养成良好的邮件管理习惯
为了更好地管理和维护Toptop邮箱，建议大家平时就养成了良好的邮件管理习惯。比如及时回复未读邮件，避免让收件箱堆积大量未处理邮件；定期清理垃圾邮件和草稿箱；按照项目或者日期建立子文件夹分类存放不同类型邮件等等。这些做法都可以帮助我们更加有序地管理自己的电子通信资料。
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