在工作中，我们难免会有需要离开工作一段时间的情况，如休假、出差等。为了确保在此期间不会遗漏重要邮件，我们可以使用Outlook邮箱的自动回复和外出通知功能。
一、设置自动回复
1. 打开并登录Outlook客户端或网页版
如果您正在使用电脑上的Outlook客户端，直接打开它；如果您正在使用网络浏览器访问Outlook Web App，请先登录您的账户。
2. 选择“文件”选项卡
在客户端中，单击左上角的“文件”按钮，将弹出一个侧边栏菜单；如果是网页版，则点击右上角的齿轮图标以进入“设置”界面。
3. 点击“自动回复（外出）”
在左侧菜单中找到并点击“自动回复（外出）”，然后勾选“发送自动回复”。接下来，您可以编辑自动回复的内容，包括主题和正文。您还可以根据需求选择仅对组织内部成员、外部联系人或所有发件人发送自动回复，并设置开始和结束时间，这样当到达设定的时间后，系统会自动停止发送自动回复。
二、设置外出通知
外出通知是专门用于告知收件人您当前不在办公室的一种方式，通常与自动回复一起使用。设置方法如下：
1. 在“自动回复（外出）”中开启“发送外出通知”
如果要向组织内部人员发送外出通知，只需勾选“只向组织内成员发送外出通知”即可。同样地，您也可以编写自定义的外出通知内容。
2. 设置例外规则
如果某些特定的人不需要收到自动回复或外出通知，或者希望为某些特定的联系人提供不同的自动回复消息，可以通过设置例外规则来实现。在“自动回复（外出）”页面下方，点击“添加例外”按钮，然后根据提示进行设置。
三、注意事项
1. 如果您同时启用了多个自动回复规则，可能会导致意外的结果。在启用新的自动回复之前，请检查是否已经存在其他规则，并根据实际情况调整或删除不必要的规则。
2. 自动回复和外出通知只能在您离线时生效。如果您仍然在线并且正在积极使用Outlook，那么即使设置了自动回复，也不会触发。
3. 请确保自动回复的内容简洁明了，包含必要的信息，例如您何时会返回以及紧急情况下可以联系谁等。
通过以上步骤，您可以轻松地在Outlook邮箱中设置自动回复和外出通知，从而确保在您不在办公室的时候，能够及时让他人了解您的状态，避免因延误沟通而造成不便。
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